‘Betalingsregeling MKB INFRA aanwinst voor alle partijen’

Aanbestedingscongres. Foto: Arie Grevers.

Tekst: Arie Grevers

Een keur aan sprekers stond op het programma van het Aanbestedingscongres: Coen Gribbroek, Teus van Steenis, Nelleke Flick, Meriam de Koning en Philip van Nieuwenhuizen. Aan dagvoorzitter Marissa Willemse, Manager Business Development bij Strukton Wegen en Beton, om het evenement in goede banen te leiden. MKB INFRA, Bouwend Nederland en Techniek Nederland tekenden voor de organisatie. Zeker zeventig vertegenwoordigers van publieke opdrachtgevers en markpartijen waren naar het Provinciehuis van Utrecht gekomen om zich te laten informeren en om hun mening te geven. Om met dat laatste te beginnen: de deelnemers spraken zich in de aanloop van de raadpleging voor herziening van de Europese Aanbestedingsrichtlijn alvast uit voor versoepeling van de voorschriften.

De volgende generatie

De gastheer, de provincie Utrecht, verwelkomde bij monde van gedeputeerde André van Schie de congresgangers en hield hun voor dat veel aanbestedingen van vandaag voor de openbare ruimte van morgen zijn, waarin toekomstige generaties zullen leven en werken. “Daarom is er in deze vergaderzaal van het provinciebestuur een stoel gereserveerd voor de volgende generatie. In overdrachtelijke zin luistert deze bij elk besluit mee. En dat geldt dus ook voor wat er vanmiddag te berde wordt gebracht.”

Constructieve dialoog

Coen Gribbroek is manager Publieke Inkoop, regio Noord-Oost voor PIANOo, Expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken. Uit dien hoofde biedt hij informatie, advies, instrumenten en praktische tips aan een ieder die zich in de publieke sector bezighoudt met het inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten. Hij benadrukt dat het programma Beter Aanbesteden heel zinvol geweest is voor de aanbestedende diensten. Er zijn in de afgelopen vier jaar meer dan duizend contacten geweest, met name ook met marktpartijen. En dat heeft behalve meer begrip voor elkaars positie ook geleid tot concrete resultaten. “Er is een constructieve dialoog met de marktpartijen op gang gekomen. Het inzicht dat je het met elkaar moet doen is gegroeid.”

Hij constateert dat de aanbestedende diensten nog te vaak op de stoel van de marktpartijen gaan zitten. Anderzijds zijn er bemoedigende ontwikkelingen gaande waarbij deze diensten meer aan de markten overlaten. Verder geeft hij zijn opdrachtgevend gehoor nog een advies mee. “Houd het simpel. Beperkt de uitvraag tot een drietal A4tjes. Vermijd juridische teksten, beperk je tot de hoofdzaken en spreek normaal. Gebruik het boerenverstand. Het kan. Het enige wat ervoor nodig is, is een opdrachtgever met lef. Eentje die het aandurft.”

Gribbroek weet ook wel dat er belemmerende factoren zijn die het enthousiasme bij de opdrachtgevende overheden temperen. Met name door capaciteitstekorten op de inkoopafdelingen is men geneigd op zeker te gaan en gewoon te blijven doen wat er altijd gedaan is. Maar hij is hoopvol en vindt dat het programma Beter Aanbesteden het vertrouwen heeft versterkt.

Pilots betalingsregeling dankzij subsidie

Voor MKB INFRA berichtte Meriam de Koning, in het dagelijks leven zelfstandig juridisch adviseur, uitvoerig over de ervaringen met het alternatief voor de traditionele betalingsregeling. Daar zijn immers in de praktijk volgens de ondernemers en – naar gebleken is ook bij de opdrachtgevers – wel enkele problemen mee.

Steen des aanstoots zijn de kosten die de ondernemer moeten maken aan het begin van het project in combinatie met uitstaande kosten vanwege het(te) lange goedkeuringsproces van de termijn. Hij moet enorme bedragen voorschieten. Het duurt gemiddeld bijna drie maanden voordat hij daar iets van terugziet. Dan hebben we het bijvoorbeeld over de inrichting van de projectlocatie, aanvragen van een bankgarantie, rekeningen van onderaannemers en de materialen- en loonkosten over de eerste betalingstermijn. Ook de betaling van de daarop volgende termijnen loopt altijd maanden achter op het moment waarop de aannemer de kosten maakt.

De Koning: “Wij hebben onderzocht dat de traditionele betalingsregeling leidt tot de situatie dat de ondernemer gemiddeld zo’n 25 procent van zijn omzet aan vorderingen heeft uitstaan. Dat is frustrerend en niet meer van deze tijd. Door de betalingsregeling te vernieuwen heeft een werkgroep van MKB INFRA die frustratie willen omzetten in positieve impuls waar de aannemer én de opdrachtgever de vruchten van plukken. Als je de regeling toepast, dan ontstaat investeringsruimte en wordt de druk op de liquiditeit weggenomen. Kern van het verhaal: De aannemer factureert op grond van geprognosticeerde werkzaamheden.”

Dankzij een subsidie in het kader van het Programma Beter Aanbesteden heeft de werkgroep Betalingsregeling van MKB INFRA – na succesvol uitgevoerde  pilots met onder andere gemeentelijke opdrachtgevers – in kunnen zetten op een verdere landelijke uitrol van de regeling. De reacties van opdrachtgevende en opdrachtnemende partijen zijn daarbij wederom buitengewoon positief en bemoedigend. Aan definitieve verankering wordt inmiddels gewerkt.

Praktijk alternatieve betalingsregeling

De alternatieve betalingsregeling kan zonder ingewikkelde wijziging van de bestaande regels doorgevoerd worden. Het is zoals De Koning aangeeft: laaghangend fruit dat vandaag al geoogst kan worden.

Hoe ziet de praktijk van de betalingsregeling eruit? Al snel na ondertekening van het contract heeft het bedrijf een eerste aanbetaling ontvangen voor onder meer kosten voor inrichting van de projectlocatie en voor leveranties. Voor de termijnen wordt gefactureerd op basis van geprognosticeerde werkzaamheden waardoor het geld direct na uitvoering daarvan al op de rekening gestort kan worden. Dat ziet er dan als volgt uit. De ondernemer geeft op grond van de planning elke maand een inschatting van de te maken kosten en factureert deze. Bij een volgende factuur worden de eventuele afwijkingen van de raming direct verrekend. Je hoeft dus geen geld te lenen voor een voorfinanciering. Voor de ondernemer is dat duur geld, want hij of zij betaalt daarover de marktconforme rente. Als er al geleend moet worden, dan kan dat veel beter door de opdrachtgevende overheid, gedaan worden. Deze kan immers tegen een veel lagere rente geld lenen dan bedrijven.

Een voordeel van de betalingsregeling: Het eventuele meer/minder werk loopt mee in de maandelijkse facturering. Dus geen cumulatie van meerwerk, waarover niet zelden gesteggel ontstaat. Verder is als bijvangst gebleken dat de noodzaak tot het afgeven van een bankgarantie vervalt. Ook op dit punt worden kosten bespaard.

In de projecten waarop met de betalingsregeling wordt gewerkt, is gebleken dat de opdrachtgevers eveneens profiteren van bovengenoemde voordelen. Ook het positieve maatschappelijk effect speelt een rol. Want met dezelfde snelheid waarmee zij de hoofdaannemer betalen, worden de rekeningen van de onderaannemers en leveranciers voldaan. De betalingsregeling voorziet namelijk ook in een doorbetaling in de keten.

De deelnemers aan het congres zijn overtuigd. Dat blijkt als zij desgevraagd door de dagvoorzitter unaniem de voorkeur geven aan de betalingsregeling die MKB INFRA heeft ontwikkeld boven de traditionele betalingsregeling.

Aanbesteden in bouwteams

Teus van Steenis, senior Inkoper bij de provincie Utrecht, vertelde dat de provincie op koers is richting een duurzame infra in 2030, waarbij de hoofddoelen circulair, klimaatadaptief en klimaatneutraal zijn. De twee percelen (perceel 1: het groot onderhoud verhardingen; perceel 2: de projecten) wil de provincie laten uitvoeren met maximaal vier aannemers die het werk in bouwteams gaan uitvoeren. Van 2020 tot 2024 had de provincie al ervaring opgedaan met bouwteams en die waren positief. Van Steenis karakteriseert de ervaring als volgt: “Doelmatigheid, efficiëntie en samenwerking met de markpartijen bleek een prima prijs/kwaliteit verhouding op te leveren.”

Doordat een aannemer maximaal slechts één perceel in zijn geheel zou mogen uitvoeren waren er volgens Van Steenis ook kansen voor mkb’ers. Wel mocht een aannemer op beide percelen inschrijven.

In totaal melden zeventien partijen zich aan; negen voor beide percelen (allen met een voorkeur voor perceel 2), zes uitsluitend voor perceel 1 en twee voor perceel 2. Vervolgens zijn er per perceel vijf partijen geselecteerd voor de gunningsfase. Gunningscriteria: samenwerkingsplan, duurzaamheidsplan, BLVC op basis van een casus en prijs op basis van uurtarieven voor een aantal functies. Uiteindelijk zijn er per perceel twee partijen gecontracteerd:

• Versluijs en Roelofs voor perceel 1.
• Dura Vermeer en Heijmans voor perceel 2.

Het geïntegreerde instandhoudingscontract

Nelleke Flick van het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) gaf een toelichting op het geïntegreerde instandhoudingscontract (GIC). RVB is met 12 miljoen vierkante meter bvo, 13.481 gebouwen, 80.000 ha grond en 1365 adressen één van de grootste opdrachtgevers van Nederland. Aannemers voeren de contracten uit in nauw overleg met zogeheten toegewijde teams, waarin behalve zijzelf ook RVB en de klanten van RVB (bijvoorbeeld Defensie) zijn vertegenwoordigd. Gezamenlijk wordt om te beginnen het contract doorleeft.

Flick: “Dit zal volgens ons leiden tot optimale samenwerking en een beter inzicht in het Meerjarig Instandhouding Investering Plan (MIIP). Elke vijf jaar is er een evaluatiemoment met wederzijds commitment op verlenging. Verder kunnen de aannemers rekenen op onze professionaliteit en zullen we ons kaderstellend opstellen. We toetsen op de gestelde eisen en de geleverde output. De opdrachtnemer borgt de kwaliteit en verzorgt de uitvoering. En tenslotte zal de gebruiker de uitvoering op de locatie faciliteren.”

Versoepeling van regels

Philip van Nieuwenhuizen, voorzitter/directeur MKB INFRA en onder meer voorzitter European Builders Confederation (EBC), was de laatste spreker. De titel van zijn bijdrage: Op weg naar een nieuwe Europese Aanbestedingsrichtlijn, Schets van de ontwikkelingen in de Europese Unie. Hij begon met een exposé over wat het werk dat door infra-ondernemers wordt verzet, allemaal mogelijk maakt. Denk aan: verbinding (treinen, vliegtuigen, wegen), levensduurverlenging, betere volksgezondheid (meer hygiëne dankzij bijvoorbeeld schoon water en goede riolering), recreatie, veiligheid, comfort, kennis en bouw.

Aansluitend vroeg hij de mening van de zaal over een aantal stellingen. De uitslagen zal hij zeker meenemen als er over een nieuwe Europese Aanbestedingsrichtlijn wordt gesproken.

• De deelnemers gaven in overgrote meerderheid aan bij aanbestedingen behoefte te hebben aan een B2B model voor optimaal profijt van kennis en expertise van alle betrokkenen.
• Deelnemers vonden dat de huidige Richtlijn en Aanbestedingswet niet echt leiden tot optimale waarde van het uitgevraagde product of de gewenste dienst.
• Ten slotte was men vrijwel unaniem van mening dat de regels versoepeld moesten worden.