Mijn Machine
Alles geregeld vanuit één platform
De dienstverlening begint in het online platform. De opdrachtgever tekent het gewenste verspreidingsgebied rechtstreeks in op een digitale kaart. Dat kan een woonwijk zijn, een aantal straten rond een bouwlocatie of een lang tracé langs een provinciale weg.
Het platform haalt de adressen automatisch uit de Basisregistratie Adressen en Gebouwen van de Nederlandse overheid. Daardoor hoeft een omgevingsmanager niet langer zelf een adressenbestand samen te stellen of handmatig woningen op een kaart te tellen. “Ook adressen binnen appartementencomplexen nemen wij mee . Bovendien filteren wij de data slim, waardoor onder andere garageboxen en elektriciteitshuisjes niet meetellen in de aantallen”, aldus Bart, bedrijfsleider Bewonersbrief.nl.
Direct na het intekenen ziet de gebruiker hoeveel adressen binnen het gebied vallen. Vervolgens kies je het formaat, de papiersoort en de gewenste bezorgdatum. Als laatste uploadt je de brief. Binnen 24 uur zit een offerte in de mail.
Daarmee verdwijnt een groot deel van het losse regelwerk. Geen afzonderlijke aanvraag bij een drukker, geen adressenbestand per e-mail en geen aparte afstemming met een bezorger. Alle informatie staat bij elkaar en de status van de opdracht blijft zichtbaar. Bij terugkerende werkzaamheden kopieer je eenvoudig een eerdere opdracht. Het platform neemt het verspreidingsgebied en de instellingen automatisch over. Dat is bijvoorbeeld handig bij werkzaamheden die de klanten in meerdere fasen worden uitgevoerd of wanneer bewoners gedurende een project vaker moeten worden geïnformeerd.
Van gebied tekenen tot brievenbus, we houden grip op iedere stap.
Van bestand naar drukwerk
Na het plaatsen van de opdracht controleert het team van Bewonersbrief.nl het aangeleverde bestand. Daarbij kijken ze vooral of de brief drukwerk klaar is. Is een bestand nog niet gereed, dan kan het team ook helpen met de vormgeving. Dat laatste is bij GWW-projecten geen overbodige luxe. Een afsluiting of omleidingsroute laat zich vaak makkelijker uitleggen met een kaart dan met een lange beschrijving. Ook een faseringstekening kan bewoners snel duidelijk maken wanneer hun straat aan de beurt is en op welke momenten woningen of bedrijven minder goed bereikbaar zijn. Na de controle begint de productie. Bewonersbrief.nl beschikt over eigen print- en afwerkingsmogelijkheden. Het team kan de brieven daardoor niet alleen drukken, maar ook vouwen, nieten, insteken, sluiten en stempelen. Omdat deze werkzaamheden in eigen huis plaatsvinden, schakelen wij bij wijzigingen of spoed heel snel.
Vooraf controleren wij de proefdruk. Ook tijdens het drukken blijft de kwaliteit bewaakt. Het uitgangspunt is dat we een fout niet pas ontdekken wanneer de bezorger al in het projectgebied staat.
Ervaring vanaf de straat
De dagelijkse operatie staat onder leiding van Bart van Alphen. Hij begon zelf als bezorger en kent het werk daardoor niet alleen vanuit het softwaresysteem of de planning. Hij weet hoe een route er op straat uitziet, waar bezorgers tegenaan lopen en wat er nodig is om een groot gebied overzichtelijk te verdelen. Die ervaring is belangrijk, want een verspreiding die op een kaart eenvoudig lijkt, kan buiten een stuk ingewikkelder zijn.
Denk aan afgesloten straten, portieken die alleen met een sleutel toegankelijk zijn, brievenbussen aan de achterzijde van een pand of bedrijven waar we de brief persoonlijk dienen af te geven.
Bij een kleine opdracht kan één bezorger het volledige gebied lopen. Grotere verspreidingen splitsen wij in het platform op in meerdere subgebieden. Iedere bezorger krijgt een eigen deel toegewezen. Zo is vooraf duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is en worden straten niet dubbel gelopen of overgeslagen.
Bij een omvangrijke opdracht zijn meerdere bezorgers tegelijkertijd actief. Bart houdt vanuit kantoor het overzicht en stuurt bij indien noodzakelijk. Is iemand eerder klaar, dan begint die direct aan een ander deelgebied of ondersteunt die een collega. Omdat de voortgang live zichtbaar is, zien we direct of een route achterloopt.
Ons platform brengt drukwerk, planning en gps-bezorging samen. Zo houdt de opdrachtgever grip op het hele proces en weet hij precies wat er onderweg gebeurt.
Een eigen app voor de bezorgers
Iedere bezorger werkt met de eigen Bewonersbrief-app. Zodra wij iemand aan een opdracht koppelen, verschijnen het verspreidingsgebied, het aantal adressen, de planning en de te bezorgen bewonersbrief in de app.
Voor vertrek controleert de bezorger het ontvangen drukwerk en uploadt een foto. Op kantoor gaan wij na of de juiste brief is meegenomen en of het drukwerk overeenkomt met de opdracht. Pas na die controle begint de bezorging.
Eenmaal in het gebied activeert de bezorger de GPS-tracking. De app registreert de gelopen route en laat zien welk gedeelte al is gedaan. Dat helpt de bezorger om systematisch te werken, maar biedt ook het kantoor inzicht in de actuele voortgang.
Bij een verspreiding met meerdere bezorgers krijgt iedere route een eigen kleur. Daardoor is direct zichtbaar waar de verschillende bezorgers hebben gelopen. Via de app kunnen zij bovendien bijzonderheden melden. Een afgesloten portiek, een ontbrekende brievenbus of een niet bereikbaar adres leggen wij tijdens de uitvoering vast.
Controle vóór de gereedmelding
Wanneer de bezorger de tracking uitschakelt, is de opdracht nog niet direct afgerond. Eerst controleert een collega op kantoor de gelopen route. Het systeem vergelijkt de GPS-registratie met het oorspronkelijke verspreidingsgebied en maakt zichtbaar waar mogelijk nog delen ontbreken.
Pas wanneer de verspreiding akkoord is, krijgt de opdracht de status ‘succesvol bezorgd’. De opdrachtgever ontvangt vervolgens een gereedmelding met de GPS-verantwoording. Dat maakt een belangrijk verschil met een reguliere verzending. De opdrachtgever weet niet alleen dat de brieven zijn meegegeven, maar krijgt inzicht in de daadwerkelijke uitvoering. Mocht een bewoner aangeven geen brief te hebben ontvangen, dan kijken we gericht terug naar de route en de melding van de bezorger.
Gemaakt voor projecten die doorgaan
De planning van een GWW-project staat nooit volledig stil. Werkzaamheden kunnen verschuiven door het weer, een vergunning, onverwachte kabels en leidingen of een BIJ wijziging in de uitvoeringsplanning. Soms moet een bewonersbrief daardoor sneller worden aangepast, gedrukt en bezorgd dan oorspronkelijk voorzien.
Bewonersbrief.nl is ingericht op die praktijk. Productie, planning en bezorging sturen wij direct uit vanuit één organisatie. Daardoor hoeft een opdrachtgever bij een wijziging niet opnieuw met verschillende leveranciers te schakelen.
Ook continuïteit speelt een belangrijke rol. Wanneer een bezorger uitvalt, is dankzij de GPS-registratie zichtbaar welk deel van de route al is uitgevoerd. Een vervanger neemt de bezorging vervolgens eenvoudig over. Het doel is niet om van een bewonersbrief een ingewikkeld digitaal product te maken.
Het doel is juist om het proces eromheen eenvoudiger en aantoonbaarder te organiseren. Voor de opdrachtgever blijft de handeling overzichtelijk: gebied intekenen, brief uploaden en bezorgdatum kiezen. Achter de schermen komen vervolgens software, drukwerk, planning, kwaliteitscontrole en bezorgers samen. Zo houdt Bewonersbrief.nl zicht op de volledige route van bestand tot brievenbus. En krijgt de opdrachtgever uiteindelijk waar het echt om gaat: de zekerheid dat belangrijke informatie op tijd bij de juiste omgeving terechtkomt.
Achter de schermen bij
Een bewonersbrief versturen was nog nooit zo makkelijk. Een verspreidingsgebied intekenen, de brief uploaden en een bezorgdatum kiezen. Daarna neemt Bewonersbrief.nl het volledige proces over. Achter die ogenschijnlijk eenvoudige werkwijze schuilt een combinatie van software, drukwerk, logistiek en bezorgers die met GPS-tracking op pad gaan. Zo krijgen gemeenten en aannemers meer grip op een belangrijk onderdeel van hun omgevingscommunicatie.
Je schrijft de tekst, de brief gaat naar de drukker en vervolgens belandt hij bij bewoners op de mat. In de praktijk bestaat dat proces uit veel meer stappen. Het juiste verspreidingsgebied moet worden bepaald, het aantal adressen moet kloppen, appartementen en bedrijven mogen niet worden vergeten en het drukwerk moet op tijd klaarstaan.
Daarna begint de bezorging pas. Zeker bij een groot of uitgestrekt projectgebied vraagt dat om een nauwkeurige verdeling. Wie loopt welke straten? Is ieder deelgebied afgerond? En hoe weet de opdrachtgever achteraf of de brief daadwerkelijk overal is bezorgd? opdrachtgever achteraf of de brief daadwerkelijk overal is bezorgd?
Bewonersbrief.nl brengt al deze onderdelen samen. Van het bepalen van het gebied en het verzorgen van het drukwerk tot de planning, bezorging en controle achteraf.
Bewonersbrief.nl
bewonersbrief.nl
