Focus met omgevingsmanager aan je zijde
De gemeenten trekken zichzelf meer terug en nemen de regierol aan. Het resultaat is dat de burger steeds meer zelf gaat (en moet) ondernemen én dat de aannemer breder verantwoordelijk wordt voor het werk. Er ontstaan nieuwe samenwerkingsvormen als bouwteams en in projectplannen wordt invulling gevraagd voor participatie vanuit de omgeving. Gelukkig is daar de omgevingsmanager; die vult voor jou de meer emotionele kant in. Een kijkje in de wereld van omgevingsmanagement.
Tekst: Christine Schouten, Akertech
Beeld: Akertech
De omgevingsmanager is een spin in het web en moet een echte allrounder zijn. Het werkvlak is namelijk heel breed. Van opdrachtgever tot aan uitvoerder en daarom ook van initiatiefase tot aan uitvoerfase en beheer in de nieuwe situatie. Hij of zij moet communicatief vaardig zijn, maar ook gevoel hebben voor politiek en als een kameleon kunnen bewegen tussen de diverse doelgroepen en waarden.
De uitvoerder is met de jaren al veel meer communicatie gaan doen. Eigenlijk is omgevingsmanagement langzaam een deel van zijn dagelijkse werkzaamheden geworden. De rol van de aannemer in integrale projecten wordt steeds groter, vraag is of de uitvoerder al zijn taken nog naar wens uit kan voeren? De opdrachtgever vraagt onderbouwde participatieplannen en neemt geen genoegen meer met kopjes koffie en een informatieavond. Het aansluiten van een adviseur omgevingscommunicatie brengt de uitvoerder weer terug naar zijn hoofdtaak en met zijn tweeën geven ze vorm aan het project.
Moet je dan als aannemer zelf alles van omgevingsmanagement af weten? Nee, niet persé. Zorg er wel voor dat je op hoofdlijnen weet wat het brede vak van omgevingsmanagement inhoud, zodat je tijdig iemand hiervoor in kunt zetten. Dat je de signalen op kan vangen en kan vertalen naar een actie. De omgevingsmanager gaat je vervolgens adviseren hoe jouw project kan worden voorzien van burgerparticipatie, een positief imago en een goede samenwerking in het bouwteam en de opdrachtgever. Een goede adviseur weet dat elke projectomgeving er anders uit ziet. Je krijgt dus altijd maatwerk, want er is geen andere keuze.
Maak tijdig omgevingsanalyse
De eerste bellen moeten gaan rinkelen als de plannen worden gemaakt. De opdrachtgever of omgevingsmanager brengt in deze fase al de behoeftes van de omgeving in kaart en gaat zich verdiepen in de omgeving. Dit wordt gedaan aan de hand van een omgevingsanalyse. Demografische gegevens van de buurt worden verzameld, bijzonderheden van de wijk, het type bewoners en de geschiedenis van de wijk zijn allemaal onderdeel van deze analyse.
Aansluitend wordt een stakeholdersanalyse gemaakt. Wie zijn de belangrijkste stakeholders en met wie mag er rekening worden gehouden binnen het projectteam, partners en in de buurt. Om inzicht te geven in de urgentie van betrokkenheid wordt een krachtveldanalyse gemaakt waarin de stakeholders worden afgezet tegen de mate van belang en de mate van invloed. Dit inzicht geeft antwoord op met wie er intensief samen moet worden gewerkt en wie er proactief worden geïnformeerd.
Zodra de belangrijkste stakeholders in zicht zijn is het tijd om te gaan samenwerken. Door de nieuwe benadering vanuit de gehele omgeving en de wens voor integrale projecten zitten er steeds meer partijen aan tafel. Samenwerken en communiceren wordt daarom steeds belangrijker. De omgevingsmanager heeft hierin een centrale rol en blijft alert op belangen en wensen en eisen. Hij of zij faciliteert de samenwerking en verbind alle partijen met de zachte vaardigheden. De uitvoerder of projectleider kan zich daardoor blijven richten op de technische, harde vaardigheden.
Team Communicatie & Omgeving, Akertech Adviseurs. Vlnr: Ted van Dam, Tanja Kluytmans, Inge Tanghe, Christine Schouten, Wendy van den Broek en Eline Beijne.
Communicatieafspraken
Het integrale karakter van de projecten heeft als resultaat dat je veel langer samen moet gaan werken en vertrouwen wordt dan een belangrijke basis voor het project. Door vooraf open met elkaar te praten over de verschillende karakters in het team, de manier waarop mensen benaderd willen worden en te bespreken wat iedereen zijn verwachtingen, worden duidelijke communicatieafspraken gemaakt die gelden voor dat project.
De basis staat, het project vordert en er moeten communicatiemiddelen worden ontwikkeld. We gaan ons verplaatsen in de omgeving en een relatie opbouwen met de omgeving. Een omgevingsmanager heeft de ervaring om te denken vanuit doelgroepen en maakt op basis van de omgevingsanalyse een communicatieplan. Enerzijds gericht op generieke doelgroepen met communicatie als informatiebijeenkomsten en persberichten. En anderzijds gericht op specifieke stakeholders als wijkpartners en bewonersgroepen in de vorm van persoonlijke gesprekken en afstemmingsoverleggen. Er komt inzicht in de wensen en behoeften.
Samenwerkingsmonitor
Opdrachtgevers zien graag dat processen worden geborgd en verbeterd. Bij Akertech Adviseurs hebben we de Samenwerkingsmonitor® ontwikkeld. Hierbij wordt de samenwerking tussen opdrachtgever, opdrachtnemer en de andere intensief betrokken partijen gemeten. Ook hier barst het weer van de zachte vaardigheden en hebben we het over optimale samenwerking, elkaar ontzorgen en op de juiste manier communiceren met elkaar. Hoe fijn is het als je deze zaken bij je omgevingsmanager kan neerleggen en zelf bezig kunt blijven met het technische stuk?
Al deze stappen zijn samen te vatten in het Communicatiemodel® van Akertech Adviseurs. Het geeft de omgevingsmanager houvast in alle fases van het project en geeft duidelijkheid aan de rest van het projectteam. Het is een heel breed vak en de taken van omgevingsmanagement liggen afwisselend bij opdrachtgever en opdrachtnemer. Het Communicatie & Omgeving team van Akertech Adviseurs kan je ondersteunen in het gehele traject of op een onderdeel, zodat jij je kan richten op een goede technische uitvoer.
