Projectadministratie van Excel naar Suite MKB

Artikel delen

“Wij hebben een breed scala aan opdrachtgevers, met ieder zijn eigen wensen op het gebied van financiële (uren)registratie. Het bijhouden van de projecten en uren in Excel is dan niet meer handig. Nu werken we met de Suite MKB bedrijfssoftware voor projecten, tarieven, weekstaten en facturatie. Dat scheelt veel werk en het geeft rust”, zegt Dave van Schaick van Van Schaick Projectbegeleiding. Hoe kan je als ondernemer je administratieve druk verlichten?

Tekst: Frank de Groot

projectadministratie

Jesse Roozeboom (links) van Become-It en Dave van Schaick van Van Schaick Projectbegeleiding: “Voorheen was het handmatig puzzelen en alle projecten langslopen. Nu zie je de voortgang in één oogopslag.”

Dave startte in 2008 met Van Schaick Projectbegeleiding. Deze dienstverlener zorgt voor allround begeleiding van bouw-, infrastructurele en evenementen projecten en heeft zich naast detachering gespecialiseerd in verkeers- en omgevingsmanagement. “Inmiddels hebben we elf werknemers en vijftien gedetacheerden. Dan red je de urenregistratie niet meer handmatig met Excel. Als ik bovendien morgen tegen een boom rijdt, moet de organisatie wel door kunnen gaan. Vandaar dat het hele proces nu voor 95% is geautomatiseerd”, zegt Dave van Schaick. Hij zit aan tafel met Leo Kodde, eigenaar van Become-IT, leverancier van de online bedrijfssoftware Suite MKB voor ’dienstverleners in het midden- en kleinbedrijf (zie ook de bedrijfspresentatie elders in deze uitgave). Ook Jesse Roozeboom van het automatiseringsbedrijf is aangeschoven: hij heeft de software bij Van Schaick geïmplementeerd. “Ik ben in ieder geval flink ontzorgd”, zeg Dave.

Uitdaging

Van Schaick heeft – zoals opgemerkt – een grote diversiteit aan klanten. Het bedrijf levert onder meer BLVC- (Bereikbaarheid, Leefbaarheid, Veiligheid en Communicatie) en verkeersplannen voor infrastructurele projecten. Indien gewenst worden er vakmensen gedetacheerd. Daarnaast kan er in alle stadia van een project op het gebied van GWW-projecten, beheer, onderhoud en verkeersmanagement project(bege)leiding worden geboden. Denk aan ontwerp, werkvoorbereiding, uitvoering en kosten. Ook kan de dienstverlener worden ingezet voor omgevingsmanagement, die het draagvlak bij bijvoorbeeld omwonenden of belanghebbenden voor een project vergroot. Een bijzondere dienst is mobiliteitsmanagement bij grote evenementen als Lowlands of crowdmanagement bij bijzondere projecten (zoals verplaatsing en/of invaren van een brug).

“Ons brede dienstenaanbod laat al zien dat onze opdrachtgevers heel divers zijn. Dat varieert van gemeenten tot provincies, aannemers en private opdrachtgevers. Die hebben allemaal verschillende voorkeuren voor urenregistratie en facturering. Dat deden we allemaal in Excel, maar dat was wel erg arbeidsintensief en gevoelig voor fouten”, zegt Dave.

“In september 2020 werden we door Van Schaick benaderd”, zegt Leo Kodde. “We hebben toen een presentatie gegeven over Suite MKB en de mogelijkheden en flexibiliteit hiervan besproken. Het is een modulair en gebruikersvriendelijk web-based programma. Hiermee kunnen bedrijven op een pc, tablet of smartphone hun bedrijfsproces van relatiebeheer tot administratie automatiseren.”

Suite MKB is een modulair web-based programma. Hiermee kunnen bedrijven op een pc, tablet of smartphone hun bedrijfsproces van relatiebeheer tot administratie automatiseren.

Urenregistratie

“Ik was gelijk overtuigd”, reageert Dave. “Vooral de registratie moest weg uit die Excel-sheets. Met Suite MKB kunnen we de uren en productregistratie nu op pc, tablet of als app op de smartphone bijhouden. Wij werken naast aangenomen werk ook op regiebasis. Onze mensen vullen hun uren en producten in op de juiste projecten en uurcodes. Automatisch worden de juiste tarieven gebruikt. Je kunt altijd actueel zien hoeveel, door wie en welke uren er op een project zijn gemaakt en wat de marges zijn.”

Van Schaick Projectbegeleiding is flink ontzorgd met de online bedrijfssoftware Suite MKB. foto

Jesse Roozeboom legt uit dat er diverse (uren)registraties gelijktijdig mogelijk zijn: “Je kunt de uren voor werkzaamheden invoeren, voor kilometervergoeding en toeslagen voor bijvoorbeeld ‘s nachts of in het weekend werken. In de module Projecten zit tariefbeheer, waarmee je per project alle prijsafspraken, die met de opdrachtgever zijn gemaakt, kunt vastleggen. Tot slot kan je ook producten of materieel registreren zoals afzetlint of een mini-graver.”

Facturering

Naar keuze kan de medewerker de week- of projectstaat afsluiten en dan de uren naar de opdrachtgever doorsturen of alleen nog naar de eigen administratie. “Klanten krijgen via de mail een klantenportaal link, zodat ze de weekstaat kunnen inzien en digitaal goedkeuren. Daarna kan Van Schaick de factuur versturen. Hierdoor houdt ook de klant goed zicht op de gemaakte uren”, zegt Jesse Roozeboom. “Ik wilde niet dat klanten telkens moesten inloggen. Daarom krijgen ze een automatische link naar het klantenportaal”, vult Dave aan.

Jesse: “Als de elektronische factuur naar de opdrachtgever wordt verstuurd, dan wordt automatisch de getekende weekstaat bijgevoegd. Gemeenten willen dat bijvoorbeeld samengevoegd hebben. Dat was nog even een uitdaging om in één pdf te krijgen. Tot slot kun je ook nog de opdrachtbon bijvoegen én samenvoegen met de factuur.” Dave is er blij mee: “Voorheen was het handmatig puzzelen en alle projecten langslopen. Nu zie je de voortgang in één oogopslag. Bovendien kom je met een digitaal efficiënt proces professioneel over naar klanten en medewerkers.”

Administratie

Suite MKB is gekoppeld aan het boekhoudprogramma SnelStart dat Van Schaik gebruikt: “Je kunt er nog veel meer mee qua inzicht en rapportage. Zo kunnen we uit de (uren)registraties ook herleiden hoeveel uur een werknemer heeft gemaakt en hoeveel vrije dagen hij of zij nog heeft. Ook is te zien hoeveel uren declarabel zijn en welke opleidingscertificaten er gaan verlopen.”

Voor de administratie was het even wennen, maar die zijn nu ook enthousiast: “Je maakt wat meer klikjes dan bij Excel, maar het programma is gebruikersvriendelijk en je houdt beter overzicht. De verdere verwerking is veel gemakkelijker, zoals bij de facturering met gekoppelde weekstaten en opdrachtbonnen. Je ziet direct hoe het project en er financieel voor staat. Ik keek eerst een paar keer per week of alles goed ging, nu kijk ik eens in de drie tot vier weken samen met de administratie naar de resultaten. Dit geeft veel meer rust en verlaagt de kans op fouten.”

Become-IT
www.become-it.nl