Nieuwe insteek trechtering spaart tijd, geld en energie

Bron: Bouwend Nederland

Trechtering is een manier om bij aanbestedingen van veel naar drie (of vier) partijen te komen. Het voorkomt dat er door een veelheid aan inschrijvers veel werk moet worden verzet terwijl er maar één de opdracht krijgt. “Op hoge transactiekosten zit noch de aanbesteder noch de inschrijver te wachten”, weet Wim Bossink. “De capaciteit is bij bouwers schaars. Het is jammer veel tijd en energie te steken in een aanbesteding waarbij je getalsmatig maar een relatief kleine kans maakt om de opdracht te krijgen”, erkent ook Eduard Figee. Beiden nemen deel in een werkgroep van de in 2021 opgerichte Taskforce Infra waarin Rijkswaterstaat en vertegenwoordigers van Bouwend Nederland, Cumela, MKB Infra, NL Digital, NL Ingenieurs, Techniek Nederland en de Vereniging van Waterbouwers samenwerken om de opgave in de infrasector sneller en slimmer te kunnen doen. Aandachtsgebieden zijn monitoring en continuering van de productie, stikstof, versnelling van de voorbereidingsfase, tenderprocedures van projecten, de twee-fasen-aanpak, verdienmodellen, portfolio en performance- en assetmanagement.

Waarom trechtering in plaats van loten?

In 2018 besloot Rijkswaterstaat in overleg met de markt om in beginsel te stoppen met loten en daarvoor in de plaats te gaan werken met een trechterproduct. Een trechterproduct is bedoeld om uit alle gegadigden die partijen te kiezen die waarschijnlijk het best in staat zijn om een optimale inschrijving te doen. Bossink: “Trechtering waarbij je een specifieke opgave met drie of vier partijen doorloopt geeft de aanbesteder genoeg concurrentie, maar voorkomt ook dat (te) veel marktpartijen inschrijven. Trechtering is een manier om aan de hand van een inhoudelijk product te kijken waaruit naar voren komt welke partijen het meest geschikt zijn voor een specifieke opdracht. Zo houd je de tender- en transactiekosten binnen de perken. We hebben samen met de markt moeten constateren dat dit proces niet altijd optimaal wordt ingericht en vaak eenvoudiger kan. Dat hebben we opgeschreven, zodat niet elk project zelf het wiel hoeft uit te vinden.”

Wat zijn jullie aanbevelingen?

Figee: “Je wilt zo min mogelijk inspanning en een zo groot mogelijke kans dat je de partijen selecteert die het beste de opdracht kunnen uitvoeren. Dat betekent een bepaalde gestandaardiseerde procesopzet en eenduidigheid. Zo beperken we aan de voorkant het aantal documenten voor de trechtering, zodat marktpartijen zich over minder documenten hoeven te buigen om hun analyse te maken. Ook hebben we bepaald dat bij inschrijving niet voortgebouwd hoeft te worden op het trechteringproduct, waardoor er voor de inschrijvers bij definitieve inschrijving ruimte is om nieuwe inzichten of voortschrijdend inzicht mee te nemen.”

Bossink: “Het nieuwe trechteringproduct vraagt niet zozeer om een concrete aanbieding. We willen de slimste leerling uit de klas naar boven zien te krijgen. We vragen niet dat die leerling zich direct committeert, maar we proberen duidelijk te krijgen hoeveel inzicht hij of zij in de projectopgave heeft. Dat scheelt inspanning en marktpartijen zijn op die manier ook veel flexibeler om later een optimale bieding te doen. De eerste trechterproducten waren soms te veel gericht op commitment in plaats van het zoeken naar de partij met het meeste inzicht.”

Wat gaat de infrasector hiervan merken?

Bossink: “We willen in 2023 met de nieuwe insteek een aantal pilots gaan doen aan de hand waarvan dan besloten wordt of dit product breed gaat worden toegepast. Ik verwacht vooral een besparing op de kosten en de inzet van schaarse capaciteit.” Figee vult aan: “Je schept tussen trechter en bieding meer mogelijkheden om beter in te spelen op actuele ontwikkelingen. Vergeet niet, tenderperiodes van een half tot driekwart jaar zijn normaal. In die tijd kan er veel gebeuren op gebied van verandering in wet- en regelgeving, marktontwikkelingen, nieuwe inzichten, innovaties. Doordat dit trechterproduct niet in een vroeg stadium commitment vraagt, blijft er ruimte om die ontwikkelingen mee te nemen.”

Wat doet de Taskforce Infra?

In 2020 startte de Taskforce Infra, een initiatief van Rijkswaterstaat en een brede infracoalitie. De Taskforce Infra begon in coronatijd om gezamenlijk het werk aan de wegen, waterwegen en kust zoveel mogelijk voort te zetten en waar mogelijk te versnellen. Het werkterrein is verbreed van de markttransitie naar een vitale infrasector.