Samenwerken aan maatschappelijke opdracht

Amsterdam moderniseert in overleg met ondernemers de aanbestedingspraktijk

Cultuurpark Westergasfabriek.

Tekst: Arie Grevers

De banden tussen het Ingenieursbureau van Amsterdam en leden en bestuur van branchevereniging MKB Infra zijn altijd al innig geweest. Dat was al zo ten tijde van de vorige voorzitter van de branchevereniging toen deze de eerste contacten legde met de voormalige directeur Tjeerd Roozendaal. Eén van de aanleidingen: de belangstelling vanuit Amsterdam voor het mkb-convenant, zoals MKB Infraleden dat samen met de gemeente Rotterdam aan het ontwikkelen waren (voor een update van het Rotterdamse convenant: zie vorige uitgave van GWW Totaal). Ook de Amsterdamse wethouder van toen, Pieter Litjens, toonde zich buitengewoon geïnteresseerd.
De geesten waren – mede door deze gesprekken – rijp op de burelen van Ingenieursbureau Amsterdam (IBA) toen directielid Marten Klein bijna vier jaar geleden enkele mkb-ondernemers uitnodigde voor een open dialoog. De groep groeide uit tot zeven ondernemers, waarvan er zes lid zijn van MKB Infra. Elk jaar komt de kring zes keer bij elkaar. Geert-Jan Verkade van Building Changes is aangetrokken voor de begeleiding en de verslaglegging. Alle verslagen van deze bijeenkomsten zijn openbaar en toegankelijk via https://www.amsterdam.nl/ingenieursbureau/dialoog-bouwsector/. Een dergelijk initiatief heeft het Ingenieursbureau rond dezelfde tijd ook voor het grootbedrijf gestart.
Alweer anderhalf jaar heeft de gemeente Amsterdam een op maat van de lokale omstandigheden gesneden mkb-convenant. Dit convenant is, behalve door een twintigtal mkb-ondernemers en de stad Amsterdam, mede ondertekend door Philip van Nieuwenhuizen, directeur/voorzitter van MKB Infra. Het bruist inmiddels van de aanverwante projecten, activiteiten en initiatieven. Allemaal met het doel om de stad mooier, beter en toekomstbestendig te maken.

Haarlemmerplein.

Kenniskring

Wat komt er zoal ter tafel tijdens bijeenkomsten van de Kenniskring? Klein: “We kwamen uit een situatie met deelgemeenten, waardoor de ondernemers te maken hadden met verschillende opdrachtgevers in één en dezelfde stad. De aanbestedingsvoorwaarden waren lang niet overal dezelfde. We wilden graag van de markt horen wat hun wensen zijn en hoe we in goed overleg kunnen komen tot betere samenwerking. Een uitnodiging en tegelijk een uitdaging aan de ondernemers: hoe kunnen we samen werken aan een constructief aanbestedings- en gunningsklimaat? We wilden reflecteren op de wijze waarop we met elkaar omgaan. Dat was de eerste insteek.”
Eén van de allereerste resultaten van de gesprekken was het tenderreces. Dus niet tenderen in de vakantieperiodes. Ook één basisbestek stond hoog op het prioriteitenlijst van de infra-ondernemers. Een wens die voortkwam uit de ervaringen in de periode van de deelgemeenten toen er meerdere basisbestekken circuleerden binnen de grenzen van de stad. Dit kon gemakkelijk leiden tot misverstanden en verwarring. Er komt nu één basisbestek, een concept is in de maak.
Ook de bankgarantie ligt op tafel. Mkb’ers houden daar niet zo van, want uitstaande bankgaranties doen een aanslag op de liquide middelen. De gemeente onderzoekt nu een alternatief via borgstelling door een kredietverzekeraar. Dit alternatief is aangedragen door één van de ondernemers. Verder is er gesproken over een meer effectieve invulling van de sroi-verplichtingen.
“Het was aanvankelijk even wennen. Sommige ondernemers hadden moeite om de opdrachtgever frank en vrij aan te spreken op wat hun niet beviel. Inmiddels is die schroom volledig weggevallen. In de Kenniskring zitten allemaal directeur-eigenaren aan tafel. Ze spreken zonder omhaal van woorden over de zaken waar ze in de alledaagse praktijk tegenaan lopen. Als ze wat vinden, hoeven ze dat niet eerst terug te koppelen naar iemand aan wie ze verantwoording schuldig zijn. Je kunt snel terzake komen en de vergadertijd heel effectief benutten. Zo zijn we in staat geweest al flinke slagen te maken.”

Marten Klein: “Om ook maar de schijn van belangenverstrengeling te vermijden zijn wij op geen enkele wijze betrokken bij de onderhandse aanbestedingen”

IJDock.

Convenantaanpak Amsterdam

“Een convenantsaanpak moet tijd van rijpen krijgen. Dat hebben we bij aanvang gemerkt. Je kunt niet vanuit het niets een convenant sluiten. Zo werkt het niet. Je komt tot een resultaat dat bij de stad past, als je gezamenlijk met de materie hebt geworsteld. Uiteindelijk ligt er dan iets, wat op een natuurlijke wijze is ontstaan.”
Ook de klimaatadaptatie maakt onderdeel uit van de convenantprojecten. Op www.buitenruimte.info is het project Herinrichting Derkinderenstraat beschreven, een pilot in het kader van het mkb-convenant. In samenwerking met de Hogeschool Amsterdam is een onderzoek geëntameerd naar Klimaatadaptatie. Net als in Rotterdam is ook in Amsterdam één van de belangrijkste doelen van het mkb-convenant: gezamenlijk een leer- en verbeterproces ingaan. De aanpak is echter iets anders georiënteerd. Klein: “We kiezen voor continuïteitsovereenkomsten van vier jaar. Je hebt dan wat langer de tijd om met dezelfde contractpartijen over meerdere werken te wennen aan elkaar en te leren van elkaar. Je kunt leerervaringen in dezelfde contractperiode op een ander werk direct toepassen, toetsen en weer aanscherpen.

Scheiding van taken

Marten praat vanuit het IBA met de ondernemers in de Kenniskring. Ook zijn collega Marc Ramaker, hoofd contracten Werken en Diensten, is daarbij betrokken. Hoe zorgen zij ervoor dat hun neutrale positie als opdrachtgever gewaarborgd blijft, met name richting de ondernemers die niet aan tafel zitten? Hoe vermijdt hij de schijn van vooringenomenheid of belangenverstrengeling? Marten Klein: “Dat is een goed punt en natuurlijk hebben we daarover nagedacht. De oplossing is vrij simpel. Om die schijn te vermijden zijn wij beiden op geen enkele wijze betrokken bij de onderhandse aanbestedingen. Ook kunnen we geen voorwaarden of eisen inbrengen, waaraan geselecteerde ondernemingen moeten voldoen. Verder heb ik aangegeven dat ik een voorstander ben van rouleren. Het zou sjiek zijn als twee of drie ondernemers plaatsmaken voor eenzelfde aantal nieuwe ondernemers. Ze moeten dan wel bereid zijn tijd te investeren, terwijl het niet direct wat oplevert qua werk of omzet. Je moet het echt voor de ontwikkeling stad en de versterking van het mkb-segment doen. En het spreekt voor zich dat je de doelstellingen onderschrijft.”

’t Lalibellum, mausoleum Zorgvlied.

Negen percelen

Amsterdam is opgedeeld in negen gebieden en voor elk van die gebieden wordt een onderneming of een consortium van ondernemers gezocht. Deze kunnen dan voor vier jaar een gooi doen naar het meerjarig onderhoudscontract voor elementen verhardingen in de openbare ruimte van het betreffende gebied. De gunning van de eerste percelen staat op stapel. “De projecten zijn niet voorbehouden aan uitsluitend mkb’ers, maar de mkb-ondernemingen zijn fors vertegenwoordigd in de voorlopige selectie. Het heeft misschien even geduurd voordat we zover zijn; in 2017 heeft de eerste bijeenkomst plaatsgevonden. Maar ook hier geldt, dat we tijd nodig hebben gehad om een invulling te vinden die past bij de stad Amsterdam. De doelstellingen van het convenant klinken overigens ook hier door: leren, ontwikkelen en innoveren. Deze projecten worden voor 100 procent op kwaliteit gegund. Het rendement vertaalt zich in een duurzame en veilige leefomgeving, forse daling van de faalkosten, CO2-reductie onder meer door investeren in elektrisch materieel en onder de streep is de Amsterdamse samenleving op alle fronten beter af.”

Ondernemers over de Amsterdamse aanpak

Erik van der Neut (Markus BV): “In de Kenniskring leren we van elkaar. Wij laten de gemeente zien hoe hun inbreng effecten heeft op onze dagelijkse praktijk en de gemeente geeft ons een inkijkje waar zij mee te dealen hebben. Je leert elkaar beter kennen en begrijpen. En daardoor kun je gezamenlijk echt stappen maken die uiteindelijk leiden tot een openbare ruimte die meer duurzaam en veiliger is en waaraan ook nog een betaalbaar prijskaartje hangt. Dat is goed voor de stad en voor de mkb’ers die het werk moeten uitvoeren. We zijn er trots op dat we deel uitmaken van dit proces. De aanpak verdient ook in andere gemeenten navolging. Wat dat betreft zijn wij inmiddels een heuse ambassadeur.”
Henk Brouwer (Van Gelder) is niet minder enthousiast: “Verbindingen leggen is een belangrijk onderdeel van hoe we in Amsterdam samen met de gemeente bouwen aan een toekomstbestendige infrastructuur voor de stad. Dat betekent onder meer jonge talenten een kans geven via een traineeship. Verder: opleidingscentra betrekken bij de gww-uitdagingen van deze tijd. Denk bijvoorbeeld aan een onderzoek naar klimaatadaptatie door de Hogeschool Amsterdam. En ook aan een schoon bouwtransport door bijvoorbeeld inzet van elektrisch of waterstof aangedreven materieel. Ook transport via het water valt onder schoon bouwtransport. Verder valt te denken aan collectieve materiaaldepots aan de stadsrand van waaruit de emissievrije transporten richting binnenstad kunnen plaatsvinden.”
Thijs Eckhardt (Compeer): “Door de wederzijdse openheid in het overleg en het vertrouwen dat is ontstaan, zijn we in staat de faalkosten sterk te verminderen. De burgers krijgen een schone, veilige en fraaie openbare ruimte voor een acceptabele prijs. Ze moeten het gevoel krijgen dat ze voor een dubbeltje op de eerste rij zitten. Dat bereiken we alleen als wij het gevoel vasthouden, dat we het voor en met de stad doen.”