In gesprek met de opdrachtgever
Het kan niet op dit jaar. Drie publicaties die belangrijk zijn voor de hele infra-sector: de Handreiking Tool voor bepaling gunningscriteria, het boekwerkje Toekomstbestendig samenwerken, voorstellen voor een betere mkb infra-aanbestedingspraktijk en de brochure Hervorming van de huidige betalingsregeling in de infra. Hoe zijn ze tot stand gekomen? Waar gaan ze over? Waarom zijn ze belangrijk? En wat is de betrokkenheid van MKB INFRA?
Drie mooie uitgaven voor een betere aanbestedingspraktijk
Philip van Nieuwenhuizen overhandigt – geheel coronaproof – op het Binnenhof in Den Haag twee MKB INFRA-publicaties aan Hilde Palland, Tweede Kamerlid voor het CDA. Zij heeft onder meer commissie Economische Zaken en Klimaat in haar portefeuille. Het gaat om boekje Toekomstbestendig samenwerken, voorstellen voor een betere mkb infra-aanbestedingspraktijk en om de brochure Hervorming van de huidige betalingsregeling in de infra.
Ondernemers willen een goede verstandhouding met hun opdrachtgevers. Dat geldt zeker ook voor de leden van MKB INFRA. Dus het is logisch dat de brancheorganisatie van zich laat horen in gremia waar gesproken wordt over de verbetering van de relatie met de opdrachtgever. Maar het is niet vanzelfsprekend dat je zomaar kunt aanschuiven aan tafels waar dat thema besproken wordt. Daarvoor moet je beschikken over betrokkenheid, visie en in staat zijn een constructieve bijdrage te leveren.
Visie heeft de brancheorganisatie en deze is in 2015 na jaren van strijd voor een level playingfield bij overheidsaanbestedingen vastgelegd in het boekje Contract op Maat, voorstellen voor een betere mkb infra-aanbestedingspraktijk. In een viertal onderwerpen – emvi, tenzij…, tendervergoeding, prestatiemeten en betalingsgedrag – belicht de brancheorganisatie het mkb-perspectief en geeft in conclusies en aanbevelingen aan hoe het beter kan. Het boekje is een uitnodiging om in gesprek te gaan met opdrachtgevende overheden. En daarop is door met name gemeentelijke opdrachtgevers enthousiast gereageerd. Dat leidde tot boeiende en zeer succesvolle pilotprojecten over onder meer de hervorming van de betalingsregeling in de gemeenten Horst aan de Maas, Enschede en Houten, waarin geëxperimenteerd is met de aanbevelingen van MKB INFRA. De resultaten zijn verbluffend te noemen:
- reductie van voorfinanciering met maar liefst 85%;
- afname van de balanstotaal met circa 25%;
- snelle doorbetaling in de keten;
- rentevoordeel;
- weggenomen urgentie vragen over een bankgarantie.
De resultaten zijn vastgelegd in een brochure Hervorming van de huidige betalingsregeling in de infra, een uitgave van MKB INFRA.
De visie en betrokkenheid van de brancheorganisatie is ten slotte ook terug te vinden in de vele convenanten met gemeenten, waarbij de leden van de brancheorganisatie vaak het voortouw nemen.
Beter aanbesteden
Het is dan ook niet vreemd, dat de MKB INFRA werd uitgenodigd mee te denken over Beter Aanbesteden, een projectinitiatief van het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat. Begin 2018 presenteerde de projectgroep de Actieagenda Beter Aanbesteden om de inkoop van diensten, werken en leveringen te optimaliseren. Want nog te vaak misten overheden en ondernemers kansen door een gebrekkige uitvraag.
Aan deze Actieagenda Beter Aanbesteden heeft de brancheorganisatie in samenwerking met Cumela een flinke bijdrage geleverd. Zo is onder meer meegeschreven aan de zogenoemde Clusterbrief (actiepunt 13) en is de Handreiking Tenderkostenvergoeding opgesteld (actiepunt 14). Helaas laat de praktijk nog steeds vormen van ongewenste clustering zien en mist de tenderkostenvergoeding veelal nog daadwerkelijke toepassing. MKB INFRA zal hier nadrukkelijk aandacht voor blijven vragen.
Handreiking Tool voor bepaling gunningscriteria
Een ander actiepunt van de Actieagenda Beter Aanbesteden, actiepunt 17, gaat over de ontwikkeling van een hulpmiddel bij de bepaling van gunningscriteria. Aanverwant hieraan is actiepunt 16 dat handelt over het gunnen op de laagste prijs. Deze twee actiepunten hebben, na een toetsing aan de praktijk, geleid tot de Handreiking Tool voor bepaling gunningscriteria (voorheen Emvi-Tool). MKB INFRA en Cumela hebben de handreiking opgesteld. Meriam de Koning die zich voor de infrabrancheorganisatie met enige regelmaat over aanbestedingszaken buigt, was penvoerder. De uiteindelijke versie is in nauwe samenwerking met de Bond van Nederlandse Architecten, Techniek Nederland, als ook Nevi tot stand gekomen.
De betrokkenheid van Nevi is op zich interessant, omdat deze organisatie een kennisnetwerk voor inkoop, contract- en supply management is waarin ook inkopers van rijk, provincie en gemeenten participeren. Dus ook de opdrachtgevers waren van de partij. En dat wil MKB INFRA altijd graag: samen met de opdrachtgevers streven naar een meer uitgebalanceerde en betere aanbestedingspraktijk. De inkopers van de opdrachtgevers zullen daar per slot van rekening in de praktijk gestalte aan moeten geven. In de kadertekst is een beknopte weergave te vinden van de essentie van de handreiking: het stappenplan.
Toekomstbestendig samenwerken
De betrokkenheid van MKB INFRA bij de opstelling van de Handreiking past perfect in het streven naar een betere en eigentijdse aanbestedingspraktijk, zoals deze geformuleerd is in één van de vier hoofdstukken van het boekje Contract op Maat: het hoofdstuk Emvi, tenzij… ; het kan zoveel beter. Dat betekent dat alle in 2015 gedefinieerde aandachtspunten op één of andere manier opgepakt zijn. Betekent dat nou, dat de punten afgevinkt zijn? Alles behalve! Ze behoeven voortdurend aandacht en als dat nodig is een update met een eigentijdse invulling. Daarom heeft MKB INFRA een opvolger van Contract op Maat gemaakt, getiteld: Toekomstbestendig samenwerken, voorstellen voor een betere mkb infra-aanbestedingspraktijk.
Deze uitgave en de brochure Hervorming van de huidige betalingsregeling in de infra heeft voorzitter/directeur Philip van Nieuwenhuizen onlangs – geheel coronaproof – op het Binnenhof in Den Haag aangeboden aan parlementariër Hilde Palland (CDA). Ze heeft onder meer zitting in de commissie Economische Zaken en Klimaat.
Inhoud geactualiseerd en aangevuld
MKB INFRA is – zoals gezegd – nog niet klaar met de onderwerpen uit het boekje van 2015. Daarom komen ze geactualiseerd terug in de nieuwe uitgave die verder ook enkele nieuwe onderwerpen bevat. Het nieuwe boekje zal de komende jaren voor een belangrijk deel het beleid van de brancheorganisatie bepalen, teneinde een nog betere mkb infra-aanbestedingspraktijk voor de leden te bewerkstelligen. De inhoud ziet er deze keer als volgt uit:
- BPKV, tenzij… – het kan zoveel beter.
- Tendervergoeding, een must.
- Prestatiemeten op MKB-maat.
- Omwenteling betalingsgedrag (meer dan ooit) noodzaak.
- Loten, gewenst of ongewenst?
- Prijsdumping.
- Certificaten, overdaad schaadt.
Informatie
Het boekwerkje Toekomstbestendig samenwerken en de brochure Hervorming van de huidige betalingsregeling in de infra zijn verkrijgbaar bij MKB INFRA via e-mail secretariaat@mkb-infra.nl of tel. (0318) 54 49 05.
Stappenplan Handreiking Tool voor bepaling gunningscriteria
Hoe bepaal je het gunningscriterium en hoe weeg je aanvullende criteria om uiteindelijk tot een uitvraag te komen die past bij wat je wilt? Op die vragen kun je in vijf stappen antwoorden krijgen. Het stappenplan is de kern van de Handreiking Tool voor bepaling gunningscriteria.
In stap 1 gaat het om de bepaling van de uitvraag. Wat heb je nodig? Wat is de reikwijdte van de uit te besteden werkzaamheden? Ook vraagspecificaties/PvE en de contractvorm met de daarbij behorende inhoud – zoals eisen rond innovatiegericht inkopen – horen bij stap 1.
Bij stap 2 staat de keuze voor het gunningscriterium centraal. De aanbestedingswet eist gunnen op basis van emvi en onderscheidt daarbij drie opties:
• Beste prijs/kwaliteitsverhouding (bpkv). Deze keuze ligt voor de hand bij innovatiegericht inkopen en als de maatschappelijke meerwaarde een rol speelt.
• Laagste prijs met als voorwaarden: moet gemotiveerd worden en mag niet strijdig zijn met innovatiegericht inkopen.
• Laagste kosten op basis van kosteneffectiviteit. Deze keuze moet eveneens gemotiveerd worden, maar ligt meer in het verlengde van bpkv. Relevantie voor invulling innovatiegerichte inkoop speelt eveneens een rol.
Verder naar stap drie als emvi op orde is. Als dat niet het geval is: consultatie/onderzoek/dialoogrondes.
Stap 3A en 3B gaan niet specifiek over de keuze en invulling van het emvi-criterium en de beoordeling van de aanbieding, maar meer over zaken als vorm en volledigheid van de inschrijving voorafgaande aan de feitelijke inhoudelijke toetsing. Ze zijn te zien als noodzakelijke tussenstappen.
• 3A: Bepaal gewenste/noodzakelijke inschrijvingsdocumenten.
• 3B: Bepaal voorwaarden volledige/geldige aanbieding.
Stap 4A en 4B
• 4A: Formuleer ingeval van bpkv nadere criteria. Overdrijf niet met nadere criteria. Houd ze beperkt, relevant en onderscheidend. Innovatie en duurzaamheid kunnen een rol spelen bij de nadere criteria..
• 4B: Kies een consistente, transparante gunningsmethodiek. Maak een keuze voor een beoordelingsmethodiek en protocol voor het kwalitatieve deel van de aanbiedingen en voor het financiële deel van de aanbieding. Leg bij bpkv een verband tussen prijs en kwaliteit om een totaalscore vast te stellen. Beoordeel prijs en kwaliteit afzonderlijk om onderlinge beïnvloeding te vermijden. Overweeg anonieme beoordeling, enzovoort.
Stap 5 gaat over verantwoording en handhaving. Als je wilt gunnen, is het van belang transparant te communiceren over hoe je het gestelde gunningcriterium met bijbehorende nadere criteria daadwerkelijk en correct is toepast. Neem daarbij ook een reële standstill-termijn in acht. Let er verder op dat de aangeboden prijs en kwaliteit wordt nagekomen en houdt daaraan vast. Evalueer na aanbesteding en afronding van de werkzaamheden of de vooraf beoogde doelen zijn behaald.
Informatie
De complete inhoud van de Handreiking Tool voor bepaling gunningscriteria (v/h ‘De EMVI-tool) is openbaar en te downloaden door even te googlen of te duckduckgoën met de titel.
Maxima
Vele iconische constructies in ons land dragen inmiddels de naam van onze Majesteit; van medische centra en kinderziekenhuizen tot bruggen en tunnels. Wat deze constructies verbindt, is dat ze officieel zijn geopend door Maxima in haar hoedanigheid van prinses of als Koningin. Het zijn indrukwekkende staaltjes van bouw- en ingenieurskunst, die een prominente publieke functie hebben. Ze dienen het publieke belang en in enkele gevallen staan ze geheel in dienst van de volksgezondheid.
Nu hebben we nog veel meer publieke bouw- en infrawerken die in dienst staan van de volksgezondheid, maar die vermoedelijk nooit de naam van enig lid van ons Koningshuis zullen krijgen. Bij een zoektocht op het internet, vind je in ieder geval geen Rioolwaterzuiveringsinstallatie Prinses Wilhelmina noch een binnenstedelijk hoofdriool Koningin Emma. Iedereen snapt dat en dat hoeft ook niet. Dus doen deze structuren hun werk in anonimiteit, al zolang als de leeftijd van Wilhelmina en Emma samen en nog langer. Werk dat essentieel is voor de volksgezondheid. Zonder dat werk was er niet alleen Corona, maar ook difterie en tyfus in ons land. Toch besteden we nog niet eens € 200,- per inwoner per jaar aan riool en zuivering en soms worden zelfs die niet uitgegeven, want och, dat riool houdt het nog wel en helpt ons niet aan een herverkiezing. Een Maxima-brug of zelfs een buurtcentrum wel. Dat is begrijpelijk maar kortzichtig en onverstandig en dus een reden om niet alles te decentraliseren en op het bordje van lagere overheden neer te leggen. Sommige dingen moet je centraal afdwingen én financieren. In ieder geval de capaciteit van en het onderhoud aan onze essentiële infrastructuren, met name de ondergrondse die onontbeerlijk zijn voor onze gezondheid.
Philip van Nieuwenhuizen
Voorzitter/directeur MKB INFRA
MKB INFRA
Nieuweweg 226, 3905 LT Veenendaal
Postbus 1085, 3900 BB Veenendaal
Tel. (0318) 544 905
Fax (0318) 544 909
E. secretariaat@mkb-infra.nl
www.mkb-infra.nl
