Controle over uw infraprojecten met ERP

Tekst: ing. Frank de Groot

“We merken dat door de corona-crisis de digitaliseringsslag een stuk sneller is gegaan. Zo werkt iedereen ineens met videobellen via bijvoorbeeld Microsoft Teams of Zoom. Die overgang is probleemloos gegaan en dat is best bijzonder”, zegt Marcel van Noord, businessunit manager GWW/Infra van 4PS. “Ik sprak daar recentelijk nog over met Microsoft. Teams werkt volledig in de cloud. MS heeft overal datacenters met veel capaciteit. Ze waren al voorbereid op deze ontwikkeling. De cloud levert dus een belangrijke bijdrage aan de huidige ontwikkelingen. Zonder de cloud had de markt zich nooit zo snel kunnen aanpassen aan de huidige situatie.”

Digitaliseringsslag

“Aannemers die al gewend zijn digitaal te werken, hebben tegenwoordig een voorsprong op anderen. Dat merken we bij het implementeren van onze software. Bij de koplopers gaat dat heel makkelijk, maar bij aannemers met minder digitale ervaring verloopt dat proces veel moeizamer. Met alleen de software installeren ben je er niet. Je moet ook je organisatie erop aanpassen. Wie is verantwoordelijk voor wat? En de software dwingt je ook op bepaalde tijdstippen beslissingen te nemen, anders stokt de datastroom gedurende een project”, vertelt Van Noord.

Marcel van Noord, businessunit manager GWW/Infra van 4PS: “De volgende stap die wij hebben gemaakt is het ontwikkelen van laagdrempelige apps voor buitendienstmedewerkers.”

ERP

Het softwareplatform 4PS Construct is gebaseerd op Microsoft Dynamics 365 Business Central (voorheen Navision): dat is het businessapplicatieplatform van Microsoft. “4PS is trouwens al twintig jaar partner van Microsoft”, merkt Van Noord op. De Dynamics 365 familie bevat meerdere applicaties, zoals Business Central, waardoor de verschillende toepassingen perfect samenwerken. “Dat betekent bijvoorbeeld dat er verschillende apps op de bouwplaats zijn te gebruiken en je bijvoorbeeld vanaf een project de uren en werkbonnen kunt bijhouden. Die gegevens komen dan direct in de back-office van de aannemer. Op basis daarvan zou je bijvoorbeeld dan deelfacturen kunnen sturen.”
“Een mogelijkheid is ook om Teams-overleg te combineren met het ERP-systeem. Denk aan het overleg met projectleider en uitvoerder. Je kunt dan tijdens het overleg de meest actuele gegevens van een project tonen en bijwerken. Een projectleider heeft meer informatie nodig. En dan niet via VPN, maar gewoon via de internetbrowser. Doordat onze software gebaseerd is op Microsoft Dynamics 365 is de toegankelijkheid optimaal en sluit ook aan op de manier waarop men gewend is te werken. Feitelijk haal je de bouwplaats dichter naar kantoor toe.”

Apps

“De volgende stap die wij hebben gemaakt is het ontwikkelen van apps voor buitendienstmedewerkers. Die apps zijn laagdrempelig. Zo hebben we een uren-app ontwikkeld, waarmee je de uren kan invoeren. Ook is er een buitendienst-app waar buitendienstmedewerkers werkbonnen kunnen bekijken en na de klus ook kunnen afvinken”, legt Van Noord uit.
Van Noord besluit: “De volgende stap is ook al is gezet door meer digitaal samen te werken met bijvoorbeeld opdrachtgevers, maar ook met onderaannemers en leveranciers. Hiervoor zet 4PS de oplossing Control in die volledig in de cloud werkt. Hierdoor ontstaat er echt ketenintegratie, waardoor er nog efficiënter gewerkt kan worden en de faalkosten duidelijk omlaag gaan.”

Enorme kostenbesparing mogelijk

“Wij wilden graag de financiële administratie koppelen aan de day-to-day business. Na een marktverkenning en bezoeken aan collega-aannemers hebben we in 2019 gekozen voor de software oplossingen van 4PS”, zegt Berry Krouwel, algemeen directeur van Stam & Co Infratechniek. Dit bedrijf bestaat al 65 jaar en is een landelijk opererende aannemer in het ontwerp en de uitvoering van multidisciplinair ondergrondse kabel- en leidinginfrastructuur.

Stam & Co vindt het belangrijk dat 4PS veel kennis heeft van de processen in de ondergrondse infrastructuur. “Daarnaast vinden wij het Microsoft platform dat 4PS biedt van belang en de integratiemogelijkheden met het Digitale Samenwerkingsplatform (DSP). Dat is een berichtenplatform waarover gestandaardiseerde berichten volgens een vastgesteld proces worden uitgewisseld tussen netbeheerders en aannemers”, legt Krouwel uit.
Inmiddels is in 2020 de projectenmodule van 4PS Construct live gegaan, waarmee alle projecten bewaakt kunnen worden. In 2021 volgt de servicemodule, die integratiemogelijkheden met het Digitale Samenwerkingsplatform biedt. “Dan kunnen we ook met netbeheerders snel gegevens uitwisselen. Maar we doen het stap voor stap, zodat het proces beter beheersbaar is”, zegt de algemeen directeur.

Berry Krouwel, algemeen directeur van Stam & Co Infratechniek: “We hebben nu dagelijks zicht op alle rapportages en kunnen dus ook iedere dag bijsturen.

Anders werken

Het werken met ERP-software vraagt wel discipline van de medewerkers, zegt Krouwel. “Mensen moeten volgens vaste processen gaan werken. Het systeem vereist ook opvolging van acties. Uiteindelijk ontstaan er door het systeem meer automatismen. Inmiddels werken onze uitvoerders met de projectenmodule. De calculatiemodule is ook live, met daarin alle kostprijzen. Als je een service-order invoert, zie je direct de kosten en uren. We hebben nu dagelijks zicht op alle rapportages en kunnen dus ook iedere dag bijsturen.”
Het gebruik van ERP vereist volgens Krouwel wel dat er key-users worden opgeleid die het systeem volledig kennen. “De migratie vanuit onze oude software loopt goed, hoewel er natuurlijk best wel wat foutjes boven water komen. Je moet er wel de tijd voor nemen. Het heeft bij ons een half jaar geduurd, voordat de organisatie op de nieuwe werkwijze was ingespeeld. Je moet er echt actief mee aan de slag gaan en niet denken dat je achterover kunt leunen tot dat de nieuwe software is geïnstalleerd.”
Krouwel besluit: “De mensen zijn tot nu toe enthousiast. Ze kunnen nu zelf rapportages maken, maar die zijn ook af te stemmen op wat de klant wil. Hoofduitvoerders kunnen bij de back-office en inkoopopdrachten zijn gekoppeld aan het voorraadbeheer. Uiteindelijk leidt de digitalisering tot minder menselijke handelingen. Dan praat je al snel over enkele fte’s. In combinatie met de toegenomen efficiency en lagere faalkosten, zijn enorme kostenbesparingen mogelijk.”